Como sucede ante cualquier intento de conciliar un colectivo humano variopinto, gestionar una comunidad de vecinos no es tarea fácil, tanto más cuando en este caso se precisan ciertos conocimientos legales al respecto. Según indican desde gestorías especializadas como T.R.E., firma especializada en asesoría fiscal con sede en Las Rozas, los servicios de un administrador de fincas son especialmente útiles en cuestiones como la tutoría en asuntos relacionados con la Ley de Propiedad Horizontal, el asesoramiento general en materia de gestión y administrador para la figura del presidente de turno, el control detallado y la extracción del máximo rendimiento a los presupuestos de la comunidad, la información minuciosa acerca de las flaquezas y fortalezas, requisitos y desperfectos de la propiedad comunal o el arbitrio como intermediario imparcial en situaciones de conflicto entre vecinos, entre la comunidad y un vecino en concreto, etcétera.
Si bien existen métodos que apuestan por la autogestión –la cada vez más frecuente aparición de plataformas online que favorecen la comunicación entre vecinos, la contratación consensuada y sin intermediarios de proveedores y el control administrativo de las cuentas de la comunidad-, las complicaciones legales y contributivas del proceso, la necesidad de buscar un marco común de confianza y la escasez de tiempo disponible en la mayoría de casos provoca que la contratación externa de un administrador de fincas suponga una solución tan habitual como conveniente.
Por su parte, otra gestoría como Toledano, una de las más representativas entidades de administradores de fincas en el área de Alicante, especifica las principales tareas a desempeñar desde dicho cargo:
- La constitución legal de una comunidad bajo petición previa y expresa de los vecinos.
- La dotación de respaldo legal a los libros de actas de la comunidad de vecinos.
- La inscripción de la finca o la propiedad en la delegación de Hacienda correspondiente, así como la obtención de su NIF mediante los trámites administrativos pertinentes.
- La gestión del presupuesto ordinario y extraordinario de la comunidad, lo que implica la emisión y el pertinente cobro de las cuotas mensuales así como su tramitación en la entidad bancaria escogida en función de los intereses de la comunidad.
- El control y el pago de las obligaciones económicas regulares de la comunidad.
- Elaboración anual del presupuesto y liquidación de los balances de gastos e ingresos, especificados y explicados por medio de listas detalladas, partidas y grupos económicos, conceptos, saldos… con copia informativa para cada miembro propietario de la comunidad.
- Elaboración, organización y comunicación de las convocatorias a juntas generales, ordinarias y extraordinarias, con asistencia del personal especializado cuando así sea menester. Ello incluye el posterior envío de las respectivas actas y su transcripción y recopilación en un libro específico.
- Aportación de líneas maestras respecto a cuestiones laborales concernientes a la comunidad. Abono de nóminas y seguros sociales de dichos empleados asociados al colectivo y confección de las declaraciones de IRPF.
- Contacto, compra o contratación de los medios técnicos y humanos imprescindibles para el funcionamiento, el mantenimiento y el desarrollo cotidiano de la comunidad o en relación a actividades y obras puntuales y extraordinarias, con su debido desglose en las cuentas.
- Redacción de informes técnicos y facultativos a propósito de las necesidades de la comunidad.
- Tramitación, seguimiento y resolución de posibles siniestros en colaboración con empresas aseguradoras que vigilen por los intereses de la comunidad.
- Contacto privilegiado e inmediato con expertos en legislación de la propiedad y expertos jurídicos en general con el fin de aportar protección jurídica a los miembros de la comunidad.
Además, un buen administrador de la propiedad puede resultar económicamente beneficioso para la comunidad contratante. En este sentido, Terraminium, administrador de fincas en Pozuelo de Alarcón, Madrid, apunta directamente a factores como la estricta regulación de las cuentas de la comunidad mediante sistemas en los que prime la transparencia y la accesibilidad por parte de todos los vecinos, donde se refleje y justifique el destino concreto de cada partida presupuestaria. Otra circunstancia destacable es el desarrollo por su parte de políticas antimorosos efectivas, en las que influyen medidas como el envío de notificaciones personalizadas a través de las últimas tecnologías (correo electrónico, mensajes de texto por teléfono móvil, la más tradicional llamada telefónica), así como la disponibilidad de seguros especiales que garanticen el cobro del capital pendiente a efectos inmediatos, los acuerdos con la asociación europea de arbitraje (AEADE) destinados a agilizar la tramitación de estos engorrosos procesos judiciales y la posibilidad de actuación fuera de las fronteras nacionales en el caso de que alguno de los propietarios resida en otro de los países de la Unión Europea o incluso en el resto del mundo.
Por último, un elemento a tener en cuenta en la elección de un administrador de fincas es su pertenencia a un colegio profesional. Roig & Ruiz abogados, bufete dedicado a la gestoría y asesoría fiscal y judicial en la isla de Ibiza, defiende la importancia de esta membresía. Estos organismos, definidos legalmente como “corporaciones de derecho público, amparadas por la Ley y reconocidas por el Estado, con personalidad jurídica propia y plena capacidad para el cumplimiento de sus fines”, proporcionan una auténtica garantía de profesionalidad, un instrumento útil para velar por los intereses tanto de participantes como de clientes, y un juez legítimo contra casos de abusos profesionales, de violación de las normas de competitividad en el negocio y de irregularidades en el desempeño profesional.
